E-Sourcing Das Beschaffungsmanagement der Zukunft ist digital

Das klassische Einkaufs- und Beschaffungsmanagement in Unternehmen ist mit hohen Aufwänden für Ausschreibungen, Eingrenzung der besten Angebote und Verhandlungen verbunden. Mit E-Sourcing können Unternehmen ihre Einkaufprozesse deutlich schneller, flexibler und einfacher abwickeln.

Der strategische Einkauf in Firmen sucht stets nach den besten Bedingungen und günstigen wie zuverlässigen Lieferanten. Es ist zentral, den Markt zu kennen; bestehende und neue Aufträge werden per se im Ein- bis Zweijahresrhythmus neu ausgeschrieben, um das Optimum herauszuholen.

Im traditionellen Beschaffungsprozess werden dafür Bedarfe zunächst identifiziert und gegebenenfalls gebündelt und danach die Ausschreibung vorbereitet. Lieferanten werden recherchiert, Kontaktdaten herausgesucht und die Vergabe formuliert. Außerdem müssen die Ausschreibungen veröffentlicht und die Verhandlungen vorbereitet werden. Es erfolgt schließlich die Auswahl der Lieferanten und die eigentliche Verhandlung. Dem schließt sich die Auswertung und die Beauftragung an. Der manuelle Aufwand ist dabei immer hoch: Normalerweise versenden Unternehmen Anfragen mit notwendigen Informationen beziehungsweise Vergabeunterlagen, wie Zeichnungen oder Leistungsverzeichnissen, an ihre ausgewählten Lieferanten per E-Mail. Der Lieferant reicht sein Angebot ebenfalls wiederum per E-Mail ein. Das Angebot wird verarbeitet, an den Einkäufer gesendet, der es prüft und eine Vergleichbarkeit herstellt. Die besten Angebote werden nachgefasst - in der Regel wieder telefonisch oder per E-Mail. Die dann anstehenden persönlichen Treffen und Verhandlungsrunden gestalten sich aufgrund der Covid-19-Pandemie jedoch schwierig. Ein regulärer Abschluss abzüglich der Ausschreibungsfristen von bis zu vier Wochen kann damit in Summe schnell ein bis zwei Wochen in Anspruch nehmen.