Mehrwertschaffer statt Zeitvernichter 5 Tipps für produktive Meetings

Meetings sind der Tod der Produktivität – so empfinden es inzwischen immer mehr Arbeitnehmer. Wie aber muss ein Meeting sein, damit es die Kreativität beflügelt und Teamwork unterstützt statt Effizienz verhindert? Ein Plädoyer für eine neue Kultur.

Vor einigen Monaten machte Tesla-Chef Elon Musk Schlagzeilen mit der Aufforderung an seine Mitarbeiter, zu lange oder zu ergebnislose Meetings und Conference Calls zu verlassen. Seine Begründung: nicht das Verlassen eines Meetings sei unhöflich, sondern die Verschwendung der Zeit anderer. Für viele klingt das wie Musik in den Ohren, denn ausufernde Meetings sind ein Produktivitätskiller in zahlreichen Unternehmen. Laut einer Studie finden ganze 71 Prozent der Führungskräfte die Meetings in ihren Unternehmen zu ineffizient. Tipps gibt es viele: Agenda definieren, Zeiten einhalten, Ziele und Verantwortlichkeiten festlegen, während des Meetings stehen bleiben etc. Viele dieser Ratschläge dringen jedoch nicht zum Kern des Problems vor, denn oft ist ein grundsätzlicher Wechsel in der Meeting-Kultur,sowie dessen dauerhafte Einhaltung nötig und nicht nur ein neues Set von Tools. Was kann man aber tatsächlich ändern, um Meetings kürzer, produktiver und inspirierender zu gestalten?

1. Status quo ermitteln und daraus Optimierungsmaßnahmen ableiten

Um einen Zustand ändern zu können, muss man ihn erst einmal kennen. Deshalb ist es wichtig, den Stand der Dinge bei den betroffenen Meeting-Teilnehmern abzufragen und so herauszufinden, wo und wie stark der Schuh eigentlich drückt. Oft funktioniert das in Einzelgesprächen am besten. Mindestens genauso relevant ist dann allerdings die gemeinsame, offene Diskussion der Ergebnisse. Dabei ist es wichtig, dass alle Teammitglieder mit eingebunden sind und so zu einer Lösung beitragen können, denn manchmal sind die Probleme bekannt, werden aber schlicht nicht kommuniziert.